CONCEPT TER BEOORDELING — de onderdelen over leveranciers, doorgiften en bewaartermijnen moeten nog met de feitelijke werkwijze worden afgestemd. Hieronder leest u welke persoonsgegevens bij websitebezoek, contact en dienstverlening kunnen worden verwerkt. WhatsApp is beschikbaar via een externe link die u zelf opent. De website laadt geen JivoChat meer.
Vertaalbureau Romtext, een vennootschap onder firma, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen website, klantcontact en administratie verwerkt. Bij uitvoering van een opdracht moet de rolverdeling voor de betreffende verwerking worden beoordeeld.
KvK 54486041 · BTW NL 851323820B01. Bezoekadres: Grutterswal 126, 8223 AE Lelystad. Postadres: Amsteldiep 35, 8223 XM Lelystad. E-mail: romtext@gmail.com. De telefoonlinks hieronder en op de contactpagina blijven beschikbaar.
Voor het leveren en beveiligen van de website kunnen technische gegevens in server- en beveiligingslogs worden verwerkt, zoals uw IP-adres, het tijdstip van een verzoek, de opgevraagde pagina, browserinformatie en foutmeldingen. Het doel is de website beschikbaar te houden, storingen te onderzoeken en misbruik te beperken. De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigde belang bij een werkende en veilige website; daarbij moeten uw privacybelangen worden meegewogen.
Deze websiteversie bevat geen analytics, advertentietags, externe lettertypen of ingebedde chatdienst. De eigen websitebestanden worden lokaal geladen. De WhatsApp-knop is een gewone externe link, geen WhatsApp-widget of trackingpixel. Er is geen eigen aanvraagformulier.
De website heeft geen contact- of zoekformulier waarmee u een aanvraag aan Romtext verstuurt. Een e-maillink opent uw eigen e-mailprogramma en een telefoonlink uw belmogelijkheid. Als u daadwerkelijk mailt of belt, kunnen wij uw naam, e-mailadres of telefoonnummer, de inhoud van uw vraag en de gegevens die u zelf deelt verwerken om u te antwoorden en uw aanvraag af te handelen. E-mail- en telefoniediensten kunnen daarbij ook technische communicatiegegevens verwerken.
Vraagt u om een offerte of dienstverlening voor uzelf, dan verwerken wij de noodzakelijke gegevens voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst. Bij een algemene vraag of contact namens een organisatie kan ons gerechtvaardigde belang om de communicatie af te handelen de grondslag zijn. Gegevens die voor facturatie en administratie wettelijk nodig zijn, verwerken wij op grond van die wettelijke verplichtingen.
Voor een offerte en de uitvoering van uw opdracht kunnen wij contactgegevens, opdrachtinformatie en de inhoud van aangeleverde documenten verwerken. Een akte, identiteitsdocument, diploma of juridisch dossier kan persoonsgegevens van u en andere personen bevatten. Soms gaat het om gevoelige gegevens, zoals medische informatie, of gegevens over strafbare feiten. Deel alleen wat voor uw vraag of opdracht nodig is en bespreek vooraf hoe noodzakelijke gevoelige documenten worden aangeleverd.
Noodzakelijke gewone persoonsgegevens verwerken wij voor de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst, en waar van toepassing voor wettelijke verplichtingen. Voor bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en identificatienummers gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Een overeenkomst alleen is daarvoor niet voldoende; de toepasselijke uitzondering of wettelijke bevoegdheid moet per opdracht worden vastgesteld. Stuur zulke informatie niet ongevraagd; bespreek vooraf welke gegevens noodzakelijk zijn en hoe u deze passend kunt aanleveren.
Voor de uitvoering van een opdracht kunnen de daarvoor ingeschakelde tolken of vertalers de noodzakelijke opdrachtinformatie ontvangen. Ook diensten voor websitehosting, e-mail en telefonie kunnen gegevens verwerken voor het leveren van hun dienst. Voor administratie of een wettelijke verplichting kan het nodig zijn gegevens aan een daarvoor betrokken dienstverlener of bevoegde instantie te verstrekken. Niet iedere ontvanger heeft alle gegevens nodig.
De bestaande algemene voorwaarden bevatten afspraken over vertrouwelijkheid bij de dienstverlening. Dat is geen garantie dat elk technisch risico is uitgesloten. De precieze leveranciers, hun rol, afspraken over gegevensverwerking en eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte moeten voor de gebruikte diensten worden vastgesteld. Vraag Romtext om informatie over een specifieke opdracht of dienst.
De vaste WhatsApp-knop en de WhatsApp-links openen een externe WhatsApp-pagina of de WhatsApp-app voor contact met Laura op het vermelde Romtext-contactnummer. De knop verstuurt niet automatisch een bericht en bevat geen vooraf ingevulde document- of persoonsgegevens. U bepaalt zelf of u een bericht verstuurt. Zonder een klik op deze link laadt deze website geen WhatsApp-software of trackingpixel.
Wanneer u de link opent, maakt u verbinding met WhatsApp. WhatsApp kan daarbij technische gegevens, zoals uw IP-adres, browser- of apparaatgegevens, en bij gebruik van de dienst account- en communicatiegegevens verwerken volgens zijn eigen privacybeleid. De links zijn ingesteld zonder verwijzerinformatie. Romtext ontvangt de berichten en contactgegevens die u zelf deelt om uw vraag te beantwoorden. Voor dit contact gelden de hierboven beschreven doelen en grondslagen. Het openen van WhatsApp is geen algemene toestemming voor alle verdere verwerking.
Gebruik WhatsApp voor algemene vragen. Stuur geen identiteitsbewijzen, medische informatie, strafrechtelijke gegevens, identificatienummers of andere gevoelige documenten via deze knop. Bespreek eerst welke informatie nodig is en welke aanleverwijze bij de opdracht past. U kunt ook per e-mail of telefoon contact opnemen.
De toepasselijke WhatsApp-accountinstellingen, bewaartermijnen, verwerkingsovereenkomsten en eventuele internationale doorgiften zijn niet als gecontroleerd vastgesteld. Deze uitleg geeft geen garantie van uitsluitend Europese verwerking of van volledig geverifieerde privacyafspraken.
Privacybeleid van WhatsApp voor de Europese regio
JivoChat is van de actieve website verwijderd. De website laadt de JivoChat-software niet meer, ook niet wanneer in uw browser nog een eerdere chatkeuze is opgeslagen. Dit verwijdert niet automatisch eerdere gesprekken, cookies of gegevens bij JivoChat. Voor vragen of een verzoek over eerdere chatgegevens kunt u Romtext mailen. Browsergegevens kunt u ook via uw browserinstellingen verwijderen.
Vraag over eerdere chatgegevens
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen, voor het afhandelen van uw vraag of opdracht en voor toepasselijke wettelijke verplichtingen. Administratie en facturen kunnen onder wettelijke bewaarplichten vallen. Bij een geschil kan noodzakelijke informatie langer nodig zijn. Er is geen algemene vaste bewaartermijn die voor alle correspondentie, documenten, logs en chats hetzelfde is.
De concrete bewaartermijnen en verwijdermogelijkheden bij hosting, e-mail, telefonie en WhatsApp, en voor eventuele eerdere JivoChat-gegevens hangen mede af van de gebruikte diensten en accountinstellingen. Deze accountgebonden termijnen zijn hier niet als gecontroleerd vastgesteld. Vraag Romtext om uitleg over de gegevens of dienst waarop uw vraag betrekking heeft.
U kunt Romtext vragen om inzage in uw persoonsgegevens, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Waar de wettelijke voorwaarden gelden, kunt u ook om overdracht van gegevens vragen of bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Toestemming voor een optionele verwerking kunt u intrekken. Sommige gegevens kunnen nodig blijven vanwege een wettelijke plicht of voor de afhandeling van een geschil.
Mail uw vraag of verzoek naar romtext@gmail.com. Beschrijf welke gegevens of welk contact u bedoelt; stuur niet meteen een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Als dat nodig is, bespreken wij een passende manier om uw identiteit te controleren.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met Romtext. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de AP leest u hoe u een klacht voorbereidt en indient.